Em um mundo cada vez mais conectado, as viagens corporativas se tornaram uma constante para muitas empresas. Seja para fechar negócios, participar de conferências ou visitar clientes, garantir que essas viagens sejam eficientes e econômicas é crucial. Para isso, muitas empresas optam por contratar agências de viagens especializadas.
Mas como escolher a agência ideal dentre tantas opções? A resposta está no RFP (Request for Proposal), um documento que detalha as necessidades da sua empresa e permite que as agências apresentem propostas personalizadas.
O que observar ao criar um RFP para agências de viagens?
Um RFP bem estruturado é fundamental para atrair as agências certas e obter propostas que atendam às suas expectativas. Para te ajudar nessa tarefa, elaboramos este guia completo com os pontos mais importantes a serem considerados:
1. Informações sobre sua empresa:
- Apresentação da empresa: Detalhe o ramo de atuação, porte da empresa e cultura organizacional.
- Histórico de viagens: Inclua dados sobre o volume de viagens realizadas anualmente, destinos mais frequentes e perfil dos viajantes (executivos, equipes de vendas, etc.).
- Necessidades específicas: Descreva os serviços que você busca, como emissão de passagens aéreas, reserva de hotéis, aluguel de carros, organização de eventos, etc.
- Política de viagens: Se a sua empresa possui uma política de viagens, anexe-a ao RFP ou descreva os principais pontos, como regras para escolha de classe aérea, hotéis e limites de gastos.
2. Requisitos da agência:
- Experiência: Especifique o tempo de atuação da agência no mercado e se há experiência com empresas do mesmo segmento que o seu.
- Especialização: Se você busca serviços específicos, como organização de viagens de incentivo ou eventos corporativos, mencione essa necessidade.
- Tecnologia: Verifique se a agência utiliza plataformas online para gestão de viagens, reservas e relatórios de despesas.
- Atendimento: Detalhe as expectativas de atendimento, como disponibilidade 24 horas, suporte em português e canais de comunicação (telefone, email, chat).
- Segurança: Questione sobre as medidas de segurança adotadas pela agência para proteger os dados dos viajantes.
3. Critérios de avaliação:
- Preço: Defina o peso do preço na sua decisão e se você busca o menor preço ou o melhor custo-benefício.
- Qualidade dos serviços: Avalie a reputação da agência, as avaliações de outros clientes e os prêmios recebidos.
- Flexibilidade: Verifique se a agência oferece opções de personalização e se consegue se adaptar às suas necessidades.
- Suporte: Avalie a qualidade do suporte oferecido pela agência, incluindo a disponibilidade e a capacidade de resolver problemas.
4. Estrutura do RFP:
- Capa: Inclua o nome da sua empresa, data de emissão do RFP e título do projeto.
- Sumário executivo: Apresente um resumo das suas necessidades e objetivos.
- Escopo do projeto: Detalhe os serviços que você busca e as responsabilidades da agência.
- Cronograma: Defina as datas para envio das propostas, apresentação das agências e escolha da vencedora.
- Critérios de avaliação: Esclareça como as propostas serão avaliadas e os critérios de desempate.
- Informações de contato: Inclua os dados da pessoa responsável pelo processo de RFP na sua empresa.
5. Dicas extras:
- Seja claro e conciso: Utilize linguagem objetiva e evite ambiguidades.
- Envie o RFP para diversas agências: Amplie suas opções e aumente a competitividade.
- Defina um prazo realista para resposta: Dê tempo suficiente para as agências elaborarem propostas completas.
- Realize uma análise criteriosa das propostas: Compare as ofertas com base nos critérios definidos no RFP.
- Negocie com as agências finalistas: Busque as melhores condições e personalize os serviços.
Conclusão:
Criar um RFP para contratar uma agência de viagens exige atenção e planejamento. Ao seguir este guia, você estará mais preparado para elaborar um documento completo e eficaz, que te ajudará a encontrar a agência ideal para as suas necessidades.
Lembre-se:
- Invista tempo na elaboração do RFP, pois ele será crucial para a escolha da agência de viagens.
- Seja transparente com as agências e forneça todas as informações relevantes.
- Avalie as propostas com cuidado e escolha a agência que melhor atende às suas expectativas.
Com um RFP bem estruturado, você terá uma parceria de sucesso com a agência de viagens, garantindo viagens corporativas mais eficientes, econômicas e seguras para seus colaboradores.
Considere nos convidar a participar, teremos imenso prazer em apresentar nossas soluções, [email protected] ou https://destinationscorp.com.br/contato/
Orlando Giunchetti Neto
Diretor Comercial
